Nếu việc gì cũng phải qua sếp mới chạy, doanh nghiệp đang phụ thuộc vào cá nhân thay vì hệ thống

Nhiều chủ doanh nghiệp từng nghĩ rằng:
“Việc gì nhân sự cũng hỏi mình nghĩa là mình có trách nhiệm.”

Nhưng sau một thời gian vận hành, mới nhận ra một điều khác:
Nếu mọi quyết định đều phải chờ sếp, vấn đề không nằm ở con người, mà nằm ở hệ thống vận hành chưa đủ rõ để đội ngũ tự chạy.

Vì sao doanh nghiệp càng lớn, sếp càng dễ kiệt sức?

Có một giai đoạn, ngày nào người lãnh đạo cũng bị kéo vào mọi việc:

Nhân sự có vấn đề gọi sếp
Khách hàng cần xử lý gọi sếp
Đối tác cần chốt gọi sếp
Một lỗi nhỏ trong nội bộ cũng phải đợi sếp mới giải quyết được

Ban đầu, cảm giác này khiến nhiều người nghĩ mình đang “quan trọng”.

Nhưng thực tế, đó thường là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang vận hành theo kiểu phụ thuộc cá nhân.

Khi hệ thống chưa đủ rõ ràng:

Không ai dám tự quyết
Không ai chắc mình làm đúng
Đội ngũ hình thành thói quen chờ chỉ đạo

Và rồi cả công ty vận hành theo quy trình:

Chờ sếp duyệt
Chờ sếp nhắc
Chờ sếp sửa
Chờ sếp gánh trách nhiệm

Một công ty tốt không phải là công ty không có vấn đề

Trong vận hành doanh nghiệp, vấn đề luôn tồn tại.

Điểm khác biệt nằm ở chỗ:

Người xử lý có biết phạm vi trách nhiệm của mình không?
Có quy trình rõ để xử lý trước khi escalated lên cấp trên không?
Khi cần báo cáo, có đúng người – đúng thời điểm – đúng thông tin không?

Đó mới là nền tảng của một hệ thống vận hành bền vững.

Nghe có vẻ khô khan, nhưng chính sự rõ ràng này giúp người lãnh đạo thoát khỏi trạng thái “dập lửa cả ngày”.

Dấu hiệu doanh nghiệp đang phụ thuộc quá nhiều vào sếp

Nếu một người lãnh đạo thường xuyên rơi vào trạng thái:

Mở mắt ra đã đầy tin nhắn xử lý sự cố
Điện thoại liên tục có việc cần quyết ngay
Cả ngày chỉ giải quyết vấn đề phát sinh
Cuối ngày kiệt sức nhưng công việc chiến lược vẫn chưa làm được

Thì đó không phải dấu hiệu của quản lý giỏi.

Đó là dấu hiệu doanh nghiệp đang thiếu hệ thống tự vận hành.

Một công ty phụ thuộc vào một người sẽ rất khó phát triển bền vững, bởi mọi thứ đều tắc nghẽn ở khâu ra quyết định.

Muốn đội ngũ tự chạy, doanh nghiệp cần điều gì?

Khi bắt đầu tập trung vào vận hành chuyên sâu hơn, nhiều chủ doanh nghiệp sẽ quan tâm đến các yếu tố như:

1. Ai là người có quyền quyết định?

Mỗi công việc cần có người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Khi quyền quyết định không rõ, đội ngũ sẽ có xu hướng đẩy việc lên cấp trên để tránh sai.

2. Sai ở đâu thì truy ra được ở đó

Một hệ thống tốt không chỉ xử lý lỗi, mà còn giúp nhìn ra:

Lỗi phát sinh ở khâu nào
Vì sao lỗi xảy ra
Là do quy trình hay do con người

3. Checklist để giảm sai sót

Checklist không làm đội ngũ mất linh hoạt.
Ngược lại, checklist giúp giảm lỗi lặp lại và tăng khả năng tự vận hành.

4. Báo cáo để nhìn thấy vấn đề sớm

Người lãnh đạo không cần biết mọi thứ.

Điều cần là nhìn thấy đúng vấn đề vào đúng thời điểm để đưa ra quyết định chiến lược.

Lãnh đạo giỏi không phải là người ôm việc giỏi

Nhiều người nhầm giữa “bận” và “giỏi”.

Thực tế, một doanh nghiệp trưởng thành không được đo bằng việc sếp xử lý tốt bao nhiêu việc, mà bằng việc đội ngũ có thể tự vận hành rõ ràng đến đâu.

Một người lãnh đạo tốt, đến một giai đoạn nào đó, nên bớt bận hơn.

Không phải vì ít việc hơn.

Mà vì hệ thống đã đủ rõ để doanh nghiệp có thể tự vận hành mà không phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất.

Từ Khánh Ly
CEO | Bao Bì Sắc Màu